Lors de l'organisation d'un groupe de travail, la question la plus importante à se pose concerne les besoins et les attentes des participants. Quel profit espèrent-ils de cet atelier ? Qu’en attendront-ils à la fois quant au contenu et quant au rôle des animateurs ? Si la conférence ne satisfait pas à leurs besoins, ou n’en crée pas de nouveaux (« je sais que vous pensez que X est la question ; mais une analyse plus poussée montre que c’est réellement Y ; traitons dont de Y »), elle échouera. C’est probablement là le point le plus important de toute planification de conférence ou de réunion professionnelle.
Les ressources humaines sont essentielles et il s'agit même de la ressource principale de l’entreprise, laquelle n’est rien sans les hommes qui l’animent. La vraie valeur de l’entreprise est celle du savoir-faire de son personnel mobilisé autour d’un projet partagé. Les ressources humaines sont également spécifiques. Ce ne sont pas des objets mais des acteurs, avec leurs sentiments et leurs aspirations. L’essence profonde de la GRH est de capter l’énergie créatrice et productive des hommes qui la composent.
Dans certains cas, nous connaissons assez bien les participants pour savoir par avance quels seront leurs premiers soucis, mais il sera parfois nécessaire d’adresser au préalable des questionnaires, etc., pour demander quels sont les quatre ou cinq principaux points qu’ils voudraient voir couvrir par priorité.
Après cette analyse générale pourtant sur les problèmes dont nous voulons traiter et les personnes que nous souhaitons convoquer, nous sommes prêts à commencer la planification d’un atelier qui réponde à la fois aux besoins des participants et aux nôtres.
Il pourra vous être utile, à ce stade ; de vous demander sans cesse : « quel sera le comportement des participants si je réussis ? ». Si la planification de la réunion se fonde sur des objectifs généraux, ou une analyse générale des tâches, il sera presque impossible d’en évaluer la réussite ou l’échec, et les participants de l’atelier connaîtrons des difficultés. On apprend en généralement mieux quand on sait exactement ce que l’on tente d’accomplir par la formation et lorsque l’on a les moyens d’apprécier si l’on a atteint ou non ses objectifs.